Wie Sie trotz Homeoffice effektiv zusammenarbeiten
Fernkommunikation birgt einige Gefahren. Hier ein paar einfache Tipps, wie Sie diese vermeiden – und wie Sie Ihr Team auch aus der Distanz zusammenschweissen können.
Das digitale Zeitalter hat eine Revolution in der Kommunikation eingeleitet, die der Revolution im Zusammenhang mit der Erfindung der Druckmaschine gleichkommt. Es verändert unsere Art zu sprechen und es wirkt sich auf das aus, was wir hören. Denn das Durcheinander von Informationen, das auf uns zukommt, kann zu häufigen Missverständnissen und Verwirrungen führen.
Jüngsten Schätzungen zufolge arbeiten die meisten Büroangestellten von zu Hause aus. Dieser anhaltende Wandel erfordert ein neues Spektrum an Verhaltensweisen und Fähigkeiten.
Was fehlt in unseren Texten, E-Mails, Konferenzschaltungen und anderen digitalen Kommunikationsmitteln? – Es ist die Körpersprache! Der Ton eines Textes oder die Formalität einer E-Mail kann selbst unsere engsten Freunde verwirren. Diese Fehlinterpretationen erzeugen eine Angst, die kostspielig werden kann. Das kann die Moral, das Engagement, die Produktivität und die Innovation beeinträchtigen.
Fernkommunikation kann auch das Tempo unserer Gespräche beeinflussen. Die Verzögerung zwischen unseren Botschaften kann emotionale Reaktionen auf unsere Kommentare hinausschieben oder verbergen. Wie oft haben Sie schon eine E-Mail geschrieben und unmittelbar nach dem Absenden Bedenken gehabt, wie sie ankommen würde? Auch wenn wir uns an diese Art von asynchronen Interaktionen gewöhnt haben, können sie dennoch mit unseren normalen Regeln für soziale Interaktionen in Konflikt geraten. Wenn wir keine sofortige Antwort erhalten, können wir abgelenkt werden, uns selbst infrage stellen oder sogar frustriert über unsere Teams werden.
Zunächst einmal ist zu bedenken, dass es bei der Zusammenarbeit über grosse Distanzen drei Arten von Entfernungen gibt: physisch, operativ und Affinität. Der beste Weg für Manager, die Teamleistung zu steigern, besteht darin, sich auf die Verringerung der Affinitätsdistanz zu konzentrieren. Versuchen Sie, den grössten Teil der Fernkommunikation auf regelmässige Videoanrufe umzustellen, die ein viel besseres Mittel zum Aufbau einer Beziehung und zur Schaffung von Empathie sind als E-Mails oder Sprachanrufe. Und entwerfen Sie virtuelle Teambildungsrituale, die den Menschen die Möglichkeit geben, regelmässig zu interagieren und ihre Fähigkeiten zur Zusammenarbeit in Aktion zu erleben.
Wenn Teams aus der Ferne gut kommunizieren und ihre Stärken nutzen, können sie tatsächlich einen Vorteil gegenüber Teams an einem gemeinsamen Standort erlangen. Hier sind einige bewährte Praktiken, die es zu beherrschen gilt:
Formulieren Sie aus, was Sie meinen.
In unserem Bemühen, effizient zu sein, verwenden wir manchmal weniger Worte zur Kommunikation. Aber eine solche Kürze kann bedeuten, dass der Rest des Teams Zeit damit vergeudet, Ihre Botschaften zu interpretieren. Gehen Sie nicht davon aus, dass andere Ihre Stichworte und Ihre Stenografie verstehen. Verbringen Sie die Zeit damit, mit der Absicht zu kommunizieren, sehr klar zu sein – unabhängig vom Medium. Man kann nie zu klar sein, aber es ist sehr einfach, weniger klar zu sein, als man möchte.
Bombardieren Sie Ihr Team nicht mit Botschaften.
Verfolgen Sie eine Aufgabe per E-Mail, Text und Telefon? Neigen Sie dazu, die Leute zu fragen, ob sie Ihre frühere Nachricht erhalten haben? Der Missbrauch dieser Kommunikationsformen kann eine Form der digitalen Dominanz sein, eine unerbittliche und unangenehme Form der Belästigung. Das von Ihnen gewählte Medium stellt unterschiedliche Anforderungen an die Zeit des Empfängers. Sie alle für die gleiche Nachricht zu benutzen, ist nicht effektiv. Wählen Sie Ihr digitales Volumen mit Bedacht.
Legen Sie Kommunikationsnormen fest.
Entfernte Teams müssen neue Normen schaffen, die Klarheit in der Kommunikation schaffen. Einzelne Teams können ihre eigenen Normen festlegen – z.B. die Verwendung oder Nichtverwendung von Tools. Und es können auch Normen auf individueller Ebene bestehen, wie z.B. die bevorzugte Reaktionszeit, der Schreibstil und der Tonfall. Beispielsweise bevorzugen einige Personen kurze und schnelle Mitteilungen, während andere lange und detaillierte Antworten bevorzugen; Menschen unterscheiden sich auch in ihrer Vorliebe und Toleranz für Humor und Informationsgehalt.
Während wir oft dazu neigen, die menschliche Vorhersehbarkeit als einen Mangel zu betrachten, sind nur wenige Qualitäten bei der Arbeit gefragter, insbesondere bei virtuellen Kooperationen. Wir sind alle einzigartig, aber unser konsistentes Verhalten hilft anderen dabei, unser Handeln vorherzusagen, und hilft ihnen wiederum, uns zu verstehen – und wir alle profitieren davon, verstanden zu werden. Sie können das für andere leichter machen, indem Sie eine klare persönliche Etikette festlegen und sich konsequent daran halten.
Sehen Sie die versteckten Möglichkeiten in der schriftlichen Kommunikation.
Der Aufenthalt hinter einem Bildschirm kann für bestimmte Teammitglieder neue Möglichkeiten schaffen und Raum für diejenigen schaffen, die vielleicht weniger geneigt sind, sich in Gruppen zu äussern. Textbasierte Kommunikation legt weniger Wert auf zwischenmenschliche Fähigkeiten und körperliche Erscheinung und bietet eine effektive Möglichkeit, Macht und Entscheidungen zu teilen. Die Forschung zeigt, dass introvertierte Personen in Online-Interaktionen weniger gehemmt sind als in Offline-Gesprächen.
Das Fehlen von Körpersprache bedeutet nicht unbedingt, dass wir nicht mehr preisgeben, als wir beabsichtigen. Es gibt immer noch viel Metakommunikation und virtuelle Lecks, die in digitalen Umgebungen auftreten; man muss nur darauf achten, zwischen den Zeilen zu lesen.
Schaffen Sie Raum zum Feiern.
Freundlichkeiten wie Geburtstagskuchen sind auch für abgelegene Teams wichtig. Die Schaffung virtueller Räume und Rituale für Feiern und Geselligkeit kann die Beziehungen stärken und den Grundstein für zukünftige Zusammenarbeit legen. Finden Sie Wege, um die Affinitätsdistanz zu verkürzen. Finden Sie Ihren eigenen, einzigartigen Weg, Teamräume für soziale Verbindungen zu schaffen. Wie Sie das tun, ist weniger wichtig als vielmehr, dass Sie es tun.
Da immer mehr unserer Interaktionen digital ablaufen, werden wir immer wieder neue Formen von Misskommunikation und Missverständnissen erleben. Die Lösung wird nicht von neuen Technologien kommen. Stattdessen liegt die Lösung im Verständnis der neuen Spielregeln.
